- Obiettivo e Obiettivi
Lanciare un prodotto, presentare la nuova sede, o un team. Tutti pretesti per creare relazione con il cliente, avvicinarlo all’azienda.
Si pianta un seme che verrà coltivato e darà frutti, nel tempo.
Per questo è necessario fissare degli obiettivi di misura, legati all’evento: avere un ospite importante che farà un certo intervento, raggiungere un numero di partecipanti, ottenere un’attività di co-marketing che assorbirà un certo costo (esempio un catering o la performance di un’artista). Questi obiettivi sono funzionali al raggiungimento del risultato e aiutano a stare sul pezzo, a non disperdere mai l’energia.
- Task Force
E’ l’espressione della vostra capacità organizzativa. Dovete stabilire le professionalità che servono, sceglierle e metterle insieme. Principalmente sono necessarie competenze in comunicazione/grafica, logistica, produzione/amministrazione.
Attenzione alle soft skills che in una task force sono fondamentali: qualità personali, atteggiamento in ambito lavorativo e conoscenze, relazioni interpersonali. Di solito in pochissimo tempo bisogna risolvere grossi problemi, per un’attività che dura da poche ore a qualche giorno.
- Budget, costi e mark up
L’obbiettivo minimo è costruire un progetto che rientri sia come costi che come ricavi nel budget. Avete un’idea di massima, anche se non siete ancora entrati nel dettaglio?
A) Chiedete i preventivi ai fornitori, anche indicativi, e svariati, indagando anche l’aspetto relativo ai materiali. Imparate dai fornitori, comprendendo il valore e la resa di una scelta, piuttosto che un’altra. Quando vi siete chiariti le idee su tutto, sarete disposti a modificare il progetto, e trasformerete l’idea in progetto.
B) Meglio prevedere tre proposte che corrispondano ad altrettante fasce di prezzo. Questa è la cosa corretta per il Cliente. Voi sapete su quale puntare e lavorerete di conseguenza.
N.B.: fate al massimo quello che vi potete permettere, invece di fare male cose che costano troppo.
- To Do List
Il vostro progetto è pronto, presentato e approvato. Ora dovete dargli corpo. Questo è il momento in cui dovete essere molto ben organizzati.
Lo strumento più diffuso è il progress dedicato, cioè il gantt. Un diagramma, in pratica, dove su un lato scorrono le attività, sull’altro chi le fa. Il punto d’incontro delle coordinate è la data. Questo è il quadro sintetico al quale ciascuno fa seguire il suo programma, che potrebbe anche essere gestito con un organizer condiviso.
On line troverete ampia disponibilità di strumenti adatti per stilare la lista e creare una task manager. L’organizer permette di tenere sotto controllo anche la task force, con un calendario di attività condivise.
Se siete refrattari alla tecnologia basta anche un taccuino, e preparare la to do list per ciascuno dei responsabili coinvolti, ciascuno per la propria parte. Non dimenticate che essere responsabili del progetto comporta sapere sempre esattamente in cosa consiste ciascuna delle parti di cui è composto, e quali sono obiettivi e priorità.
- La promozione dell’evento
L’evento richiede una grossa eco, prima, durante e dopo. Questi anni permettono di lavorare molto bene sui social, anche se deve far parte di una strategia di comunicazione. Ricordiamo sempre che l’oggetto della comunicazione non è l’evento, ma l’obiettivo dell’evento.
Usiamo l’evento come usiamo il social, come facciamo del guerrilla, come il gaming e così via. E’ molto importante avere in mente questo punto.
Detto questo, i social e i blog sono perfetti per promuovere gli eventi perché sono realmente on time. Il sito deve essere costantemente aggiornato. Ogni richiesta deve essere soddisfatta nell’arco di due ore. I contenuti devono essere interessanti, di appeal e attinenti. Ogni social è un’opportunità se si usa nel modo giusto. Facebook non è Instagram, che non è Twitter. I blog tematici vanno frequentati e coltivati.
Attenzione: mai polemiche. Mai. Nei social sono sempre presenti flamer pronti ad attaccare: dribblate, elegantemente.
Consuelo Piccini 